Поездка в командировку на личном автомобиле

Отправлять своих сотрудников по рабочим делам в другой город, регион или страну время от времени приходится практически любой организации. Каким видом транспорта добираться – зависит от многих факторов. Собственные авто сейчас есть у многих, и все чаще случаются ситуации, когда поездка в командировку совершается сотрудником на личном автомобиле.

Какие документы необходимы

Для того, чтобы командировка на собственном авто не влетела в копеечку, еще перед поездкой надо позаботиться о правильном документальном обеспечении. Перечень необходимых бумаг закреплен в законодательном порядке в Постановлении Правительства РФ от 02.10.2002 года под № 729. Кроме того, каждая организация может добавить к нему свои пункты, утвердив их официальным Приказом по предприятию. Командированный сотрудник должен иметь следующие документы:

  1. Приказ о командировке, составленный произвольно или согласно унифицированной форме бланка Т9, подписанный директором или полномочным лицом и заверенный печатью учреждения.  Основная информация, которую должен содержать приказ, стандартна:
    • наименование организации, отправляющей сотрудника в командировку;
    • должность и фамилия, имя и отчество сотрудника;
    • место назначения – государство, регион, город;
    • реквизиты принимающей стороны – организации, куда направлен командировочный;
    • даты начала и окончания поездки, а также количество календарных дней пребывания в командировке;
    • цель поездки – может быть указана как конкретно, например, «заключение контракта с …», так и обобщенно – «проведение переговоров»;
    • контрагент, финансирующий поездку;
    • номер и дата приказа.
  2. Путевой лист необходим тогда, когда для командировки используется личный транспорт сотрудника – он свидетельствует о том факте, что поездка совершалась на собственном автомобиле и является одним из документов, запрашиваемых при возмещении расходов на командировку. Кроме того, путевой лист может пригодиться в дороге для предъявлении сотрудниками ГИБДД.
  3. Командировочное удостоверение  на сегодняшний день обязательным не является.

Какие расходы возмещаются командировочным

Список расходов, возмещаемых фирмой командированному сотруднику, может варьироваться, исходя из специфики поездки. В основном компенсируются самые необходимые траты:

  • Затраты на дорогу – включают в себя компенсацию расходов за бензин и возмещение прочих ГСМ. Сюда же входит амортизация автомобиля, расходы на  масло и другие смазочные материалы, а по усмотрению руководства и в зависимости от ситуации – техобслуживание и ремонт машины.
  • Затраты на проживание – гостиница, съемная квартира, дом и т.д., в пределах, установленных на предприятии;
  • Компенсация суточных расходов – их размер не ограничен законодательно и может быть закреплен в трудовом соглашении или в приказе по фирме.
  • Прочие затраты – могут включать в себя различные статьи расходов по решению руководителей.  Часто сюда включают представительские расходы, приобретение материалов или продукции, необходимой для выполнения целей командировки, рекламные расходы и т.п.

Какие нужны документы для компенсации расходов

Для того, чтобы избежать недоразумений в процессе возмещения расходов на командировку при поездке на личном автомобиле, на протяжении командировки собирайте все подтверждающие затраты бумаги. После возвращения вам нужно сдать в бухгалтерию пакет необходимых документов:

  • Служебная записка с просьбой возмещения расходов составляется в произвольной форме или на бланке, утвержденном на предприятии, и должна быть завизирована  руководителем.
  • Авансовый отчет содержит сведения о полученной и фактически израсходованной сумме, а также перечень расходов и квитанции об оплате.
  • Путевой лист подтверждает факт совершения поездки. К нему прилагаются чеки на бензин, квитанции на ГСМ, а также копию техпаспорта личного автомобиля.

Какие существуют нюансы при возмещении

  • Налоговый кодекс России  предусматривает, что командировки с использованием личного транспорта оплачиваются сотрудникам в сумме не более 1500 рублей в месяц – в таком случае расходы относятся к затратам. Деньги, выплачиваемые сверх этой цифры, учитываются в налогообложении в качестве возмещения расходов на командировку – в том случае, если фирма докажет их экономическую целесообразность и предоставит налоговым органам путевой лист.
  • Срочный или текущий ремонт автомобиля, совершаемый при поездке в командировку,  оплачивается организацией в случае, если этот ремонт был вызван необходимостью и это закреплено в трудовом соглашении с сотрудником.
  • Если при поездке произошла авария, стоимость ремонта транспорта компенсируется, если в ДТП виновна другая сторона. В противном случае все расходы ложатся на самого виновника.

В случае поездки в командировку нескольких сотрудников на личном автомобиле одного из них, оформление путевого листа и предъявление чеков на бензин и ГСМ обязательно только для собственника машины.