Расходы на проживание в командировке

Многим компаниям для успешной реализации своих проектов нужно отправлять сотрудников в другие города и даже страны. В таких случаях работнику стоит рассчитывать на компенсацию потраченных средств на проживание в командировке и удовлетворение личных потреб в коммерческих целях. Ведь он едет туда исключительно блюсти интересы своего работодателя!

Конечно, оплату таких дополнительных услуг как завтрак, химчистка, салон красоты или оздоровительные процедуры нужно оговорить с руководством. Но если это было сделано для дела, Вы вправе требовать возмещения затрат. А вот оплата гостиницы в командировке является прямой обязанностью направляющей организации согласно законодательству. К слову, такие расходы считаются обоснованными и не обкладываются НДС.

Какие документы гарантируют компенсацию затрат на проживание в командировке?

Главное условие бесспорного выполнения данного рода обязательств — предоставление бланка строгой отчетности, будь то кассовый чек, квитанция, гостиничный счет или ваучер. Этот документ может иметь произвольный вид, но для отсутствия вопросов со стороны налоговой, должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • серийный номер;
  • юридическое название правовадельца наемного жилья;
  • адрес гостиницы;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • мокрая печать.

Если данный гостиничный комплекс не использует кассовые аппараты, соответствующая квитанция (в независимости от ее названия) может быть заполнена от руки, но только на бланке, изготовленном типографским методом или на автоматизированной системе, которая исключает несанкционированный доступ.

Аппаратные чеки также должны соответствовать общепринятым требованиям и содержать полную информацию о перечне услуг, их стоимости и реквизиты компании.

Постановление №1085 Российской Федерации от 09.10.2015 обязует заведения по предоставлению временного жилья выдавать своим постояльцам в обязательном порядке документацию об оплате. Если же по каким либо причинам квитанция не была Вам выдана или же произошла ее утеря, Вы имеете право получить справку о проживании в гостинице, согласно отправленному запросу. По Вашей просьбе в ней укажут даты вашего пребывания и оплаченный денежный эквивалент. И этого будет вполне достаточно для заполнения отчетности о расходах на проживание в командировке.

Ошибки, на которые обращает внимание налоговая

Не секрет, что наши доблестные сборщики налогов любят придираться к мелочам, на которые обычные обыватели даже не обратили бы внимание. А плохое настроение шефа часто выливается в неприятности для подчиненных. Да и бухгалтера — люди крайне придирчивые.

Чтобы сохранить свои нервы и деньги, советуем внимательно изучить гостиничный чек при выписке с номера. Исправить все погрешности на месте гораздо проще, чем добиваться справедливости через некоторое время.

Обратите внимание, чтоб НДС было прописано отдельным пунктом. Также, желательно попросить разделить стоимость номера, завтраки и другие дополнительные услуги. В этом случае, если Вам откажут в возмещении какой-либо статьи, ее сумму будет легко отнять от общей. Иначе Вам могут застопорить весь ваучер. Кстати, если это возможно, выбирайте отели с наличием столовой, а не кафе. Так больше шансов возместить стоимость питания.

О важности наличия заверительной подписи и печати, думаю, говорить не нужно! А вот о порядковом номере напомнить не поленюсь, как и об датах заселения и выезда.

Что делать, если не вложился в командировочные?

В некоторых случаях сотруднику наперед выдают деньги на планируемые траты, и тем самым выставляют лимит проживания в командировке. Но не всегда все складывается согласно плану и часто приходится переплачивать там, где меньше всего ожидаешь. Часто стоимость жилья привязывается к курсу доллара или евро, или же зависит от коммунальных услуг. Кроме того, Вам может понадобится сменить гостиницу или продлить пребывание в данном городе.

Все это обоснованные траты, как и преждевременное бронирование номера, а значит должно оплачиваться Вашей фирмой. Для этого Вам потребуется составить объяснительную записку и приложить к ней реальные подтверждения Вашей правоты (соответствующие чеки).

К сожалению, увеселительное времяпровождение, если оно не является частью Ваших функциональных обязанностей или встречей с клиентами или деловыми партнерами, не входят в расходы на проживание. Поэтому, сообщать о них своему руководству не обязательно, а значит стоит постараться не засветить их в накладных. Отдохнуть ведь можно и в другом месте. А вот счеты с рестораном, где проводились бизнес-встречи, можете смело прикладывать к отчету. И пусть Вам не придется отстаивать свою правоту в суде!